ШУКАЄМО ОПЕРАЦІЙНОГО МЕНЕДЖЕРА / ПОМІЧНИКА БУХГАЛТЕРА ТА МЕНЕДЖЕРА/МЕНЕДЖЕРКУ ЗАХОДІВ У КОМАНДУ ФОНДУ
Основне завдання операційного менеджера(менеджерки)/ помічника (помічниці) бухгалтера.
Під безпосереднім керівництвом головного бухгалтера Фонду помічник (помічниця) головного бухгалтера/операційний менеджер (менеджерка) підтримує Фонд у реалізації проєктів, що фінансуються міжнародними спонсорами та окремими українськими та іноземними організаціями.
Посада вимагає надання ефективної, висококомпетентної підтримки проєктів і в особистісно орієнтованому середовищі, яке сприяє позитивним відносинам.
Основні функціональні обов’язки операційного менеджера (менеджерки) / помічника (помічниці) бухгалтера.
- Операційна та адміністративна підтримка проєктів організації: керування загальними операціями проєктів, включаючи фінансові, адміністративні, логістичні та операції закупівлі:
- Забезпечення відповідності проєктів процедурам, правилам та положенням.
- Контроль за використанням бюджетів проєктів.
- Забезпечення своєчасного звітування відповідно до вимог проєктів.
- Керування платежами постачальникам та контроль наявності супровідної документації, включаючи цінові пропозиції відповідно до процедур закупівель.
- Регулярна координація дій з керівництвом організації та своєчасне надання оновлень з питань фінансів та операцій.
- Надання інформаційно-консультаційної підтримки координаторам та виконавцям проєктів стосовно проведення розрахунків та оформлення фінансових документів та іншої проєктної діяльності.
- Допомога у підготовці до проходження аудитів проєктів (аудит спеціального призначення).
- Організація, ведення внутрішнього і зовнішнього документообігу проєкту.
- Координація закупівлі обладнання та розповсюдження інформаційних та інших матеріалів як для потреб організації, так і проєктів. Включаючи та не обмежуючись підбором товарів, специфікації, підготовка та розміщення оголошень на сайті організації та інших інформаційних ресурсах, підготовка договорів та комунікація з постачальниками.
- Допомога головному бухгалтеру, включаючи:
- Участь в підготовці проектної звітності та податкової звітності організації.
- Участь у проведенні інвентаризації та складання супутніх документів.
- Підготовка первинної документації з виконавцями, ведення документообігу організації та проєктів, ведення реєстрів.
- Контроль за наявністю первинних документів.
- Допомога в підготовці та здійсненні платежів.
- Проведення первинних документів в BAS.
Вимоги до кандидатів/кандидаток:
— вища освіта;
— досвід роботи у громадському секторі від 2 років, зокрема роботи з донорами (надаватиметься перевага);
— хороші аналітичні, організаційні та комунікативні здібності;
— знання основ діловодства;
— хороші навички міжособистісного спілкування, включаючи хорошу координацію та ефективну комунікацію із зацікавленими сторонами;
— знання англійської мови на рівні не нижче рівня Intermediate;
— відмінні навички роботи в офісних комп’ютерних програмах.
Основне завдання менеджера/менеджерки заходів.
Менеджер/ка заходів підтримує Фонд у реалізації проєктів, що фінансуються міжнародними спонсорами та окремими українськими та іноземними організаціями шляхом планування та організації заходів, координацію роботи з учасниками та підрядниками, а також контроль за бюджетом та графіком.
Основні функціональні обов’язки менеджера/менеджерки заходів
-
Організація та координація заходів згідно визначених активностей проєкту у т.ч. планування, підготовка та проведення заходів згідно із затвердженим планом і специфікацією проєкту.
-
Пошук та залучення агенцій, що спеціалізуються на організації заходів, із урахуванням їхньої компетентності, досвіду та відповідності вимогам проєкту,
-
Координація роботи підряників та дотримання термінів, закупівля необхідного обладнання, розробка рекламної кампанії, реєстрація учасників, надання інструкцій.
-
Контроль за забезпеченням безпеки учасників, дотримання правил пожежної безпеки, надання першої медичної допомоги, забезпечення зв'язку з відповідними службами.
-
Спілкування з учасниками заходу, розв'язання проблемних ситуацій, забезпечення гладкості процесу.
-
Вирішення організаційних питань і оперативна комунікація з підрядниками для усунення потенційних ризиків.
-
Відстеження зауважень та пропозицій від учасників.
-
Домомога у розробці та контролю за бюджетом заходу, вибір найоптимальніших пропозицій від підрядників, відстеження витрат, складання звіту.
-
Координація з партнерами та іншими учасниками подій.
-
Робота з фінансовими документами, такими як договори, акти виконаних робіт/наданих послуг та контроль розрахунків з підрядниками.
Вимоги до кандидатів/кандидаток:
— вища освіта;
— досвід роботи у громадському секторі від 2 років, зокрема роботи з донорами (надаватиметься перевага);
— хороші аналітичні, організаційні та комунікативні здібності;
— знання основ діловодства;
— хороші навички міжособистісного спілкування, включаючи хорошу координацію та ефективну комунікацію із зацікавленими сторонами;
— практичний досвід у реалізації проєктів, зокрема у частині організації та проведення заходів (онлайн/офлайн);
— відмінні навички роботи в офісних комп’ютерних програмах.
Посади передбачають повну або часткову зайнятість. Залежно від досвіду роботи, організація може розглядати кандидатів з можливістю працювати дистанційно. Умови зайнятості та оплати праці обговорюються на співбесіді.
Організація залишає за собою право запрошувати на співбесіду тільки відібраних кандидатів. Якщо відповідних кандидатів буде знайдено раніше, вакансія буде закрита до закінчення терміну дії оголошення.
Якщо Вас зацікавила дана вакансія, надсилайте резюме та мотиваційний лист із зазначенням бажаного рівня оплати на адресу: hr@fsr.org.ua, вказавши у темі листа: Резюме «Операційний менеджер (менеджерка)/ помічник (помічниця) бухгалтера» або Резюме «Менеджер (менеджерка) заходів».
Кінцевий термін подачі аплікаційних документів: 31 липня 2024 року.