Громадська спілка «Фонд підтримки реформ в Україні» (далі також – ГС «ФПРУ», Фонд) оголошує конкурс на відбір постачальника(-ів) послуг з організації групових та індивідуальних міжнародних і внутрішніх поїздок, включаючи транспортне забезпечення та трансферні послуги.
Закупівля здійснюється з метою відбору постачальників та формування переліку для подальшого укладення договорів на надання послуг у межах проєктів, що реалізуються Фондом за підтримки міжнародних партнерів (донорів).
Період співпраці: протягом 2026–2027 років з можливістю продовження за взаємною згодою сторін.
Предмет закупівлі:
а) Планування та організація поїздок
- визначення та пропонування оптимальних варіантів міжнародних та внутрішніх поїздок, зокрема авіа-, залізничним, автобусним транспортом або їх комбінацією;
- бронювання та придбання квитків для індивідуальних та групових поїздок;
- організація міжнародних та внутрішніх перевезень;
- забезпечення логістичної та часової узгодженості маршрутів із програмою заходів;
- оперативне реагування на зміни маршрутів, затримки, скасування або інші непередбачувані обставини.
б) Бронювання проживання
- підбір та бронювання варіантів проживання з урахуванням вимог безпеки, гігієни, логістики та комфорту;
- забезпечення оптимальних умов та тарифів, зокрема для групових бронювань;
- координація змін або скасування бронювань у разі потреби.
в) Організація транспортного забезпечення та трансферних послуг
- організація групових та індивідуальних трансферів;
- оренда автобусів, мінівенів та іншого транспорту;
- забезпечення внутрішніх переїздів учасників у країнах призначення та по Україні;
- забезпечення безпечності, надійності та належного технічного стану транспорту.
г) Консультаційна підтримка та супровід
- надання учасникам інформації щодо маршрутів, документів, правил перетину кордону, безпеки та інших організаційних питань;
- забезпечення комунікації та підтримки учасників поїздок;
- сприяння вирішенню непередбачуваних або надзвичайних ситуацій;
- за потреби – координація супроводу груп під час поїздок.
Очікувані результати:
Відібрані постачальники повинні забезпечити:
- своєчасну та якісну організацію групових та індивідуальних поїздок;
- належну логістичну координацію та оперативну комунікацію;
- забезпечення безпечних, надійних та економічно обґрунтованих варіантів перевезення та проживання;
- оперативне реагування на зміни маршрутів, затримки та інші непередбачувані обставини;
- належний рівень сервісу та підтримки учасників поїздок;
- дотримання погоджених строків, бюджету та вимог ГС «ФПРУ».
Кваліфікаційні вимоги:
Для участі в конкурсі постачальники повинні відповідати таким мінімальним вимогам:
- щонайменше 3 роки досвіду надання послуг з організації міжнародних та/або внутрішніх поїздок;
- досвід організації групових поїздок та/або трансферів;
- досвід роботи в умовах воєнного стану в Україні буде перевагою;
- наявність організаційної та логістичної спроможності для забезпечення послуг;
- можливість оперативної комунікації та реагування на запити.
Учасники конкурсу повинні підтвердити, що вони:
- не мають простроченої заборгованості зі сплати податків і зборів;
- не перебувають у процесі банкрутства, ліквідації або припинення діяльності;
- не підпадають під дією санкцій України та/або інших застосовних санкційних режимів;
- не мають прямих зв’язків із державою-агресором або особами, щодо яких застосовано санкції;
- не мають суттєвих судових спорів або рішень суду протягом останніх трьох років, пов’язаних із невиконанням договірних зобов’язань, що можуть негативно вплинути на належне надання послуг.
Організація взаємодії:
Постачальники послуг здійснюють взаємодію з уповноваженими представниками Фонду в межах відповідних проєктів та програм.
Послуги повинні надаватися відповідно до вимог ГС «ФПРУ», умов відповідних проєктів та застосовних вимог міжнародних партнерів (донорів).
Критерії оцінки пропозицій:
Оцінка пропозицій буде здійснюватися на основі комплексного підходу з урахуванням, зокрема, релевантного досвіду, якості та повноти пропозиції, організаційної та фінансової спроможності, цінових та фінансових умов, можливості оперативного реагування та комунікації.
Конкретні параметри та критерії оцінки визначаються відповідно до внутрішніх процедур Фонду.
Умови оплати:
- пост-оплата (надається перевага) або часткова передоплата/пост-оплата;
- можливе відтермінування оплати до 30 календарних днів після підписання первинних документів;
- готовність постачальника, за можливості, фіксувати тарифи на погоджений період;
- оформлення первинних бухгалтерських документів відповідно до законодавства України;
- оплата здійснюється відповідно до умов конкретного договору та наявного фінансування відповідного проєкту.
Порядок подання пропозицій:
Для участі у конкурсі учасники повинні подати наступні документи:
- Комерційну пропозицію (Додаток 1) у форматі PDF, що містить опис запропонованих послуг, калькуляцію вартості послуг, інформацію про умови оплати та підпис та/або печатку постачальника (за наявності).
- Реєстраційні документи, а саме: копії документів, що підтверджують державну реєстрацію учасника, зокрема: витяг з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань та/або інший документ, що підтверджує державну реєстрацію.
- Підтвердження досвіду
Інформація щодо досвіду, релевантних проєктів та спроможності учасника повинна бути включена до комерційної пропозиції.
За наявності учасники можуть додатково надати рекомендаційні листи, портфоліо або інші підтверджуючі матеріали.
Додаткові положення:
- Фонд залишає за собою право укласти договори з одним або кількома постачальниками.
- Фонд залишає за собою право скасувати, змінити або призупинити або завершити процедуру відбору на будь-якому етапі з урахуванням потреб проєктів та організаційних обставин.
- Фонд може завершити прийом пропозицій раніше встановленого строку у разі отримання достатньої кількості пропозицій, що відповідають вимогам конкурсу.
- Пропозиції, подані після встановленого строку, не розглядаються.
- Усі витрати, пов’язані з підготовкою та поданням пропозиції, здійснюються за рахунок учасника та не відшкодовуються Фондом.
- Учасники повинні дотримуватися принципів доброчесності, добросовісності та уникати конфлікту інтересів.
- Учасники не повинні узгоджувати свої пропозиції з іншими учасниками. У разі наявності пов’язаності між учасниками така інформація повинна бути розкрита у складі пропозиції. Фонд залишає за собою право враховувати таку інформацію під час оцінки пропозицій.
- Лише відібрані учасники можуть бути повідомлені про результати відбору та запрошені до подальшої співпраці.
- Участь у конкурсі не гарантує укладення договору або надання мінімального обсягу послуг.
Просимо надсилати Ваші пропозиції на електронну адресу tender@fsr.org.ua до 12 червня 2026 року (включно) з позначкою в темі листа «КОНКУРС – ОРГАНІЗАЦІЯ ПОЇЗДОК».
Додаток 1. Комерційна пропозиція на закупівлю послуг з організації групових та індивідуальних міжнародних і внутрішніх поїздок.